GUIDA ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Domande ricorrenti
La legge di bilancio 2018 e le recenti circolari dell’Agenzia delle Entrate hanno introdotto l’obbligo di fattura elettronica che prevede due fasi distinte:
la prima con inizio il 1° luglio 2018 limitatamente alle operazioni relative alle cessioni di benzina, o gasolio per motori, e per le prestazioni di subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici;
la seconda fase con partenza il 1°gennaio 2019 e con l’avvio dell’obbligo allargato a tutte le operazioni tra soggetti privati, comunemente noto come B2B.
E’ importante tenere presente che i soggetti obbligati ad emettere e ricevere fattura elettronica dal 1° luglio sono anche tutti quelli che intervengono, a qualunque titolo, nel ciclo di realizzazione del contratto di appalto pubblico, anche con noleggi e forniture di beni e prestazioni di servizi, ivi compresi quelli di natura intellettuale, qualunque sia l’importo dei relativi contratti o dei subcontratti.
A seguito delle tante domande che ci sono pervenute abbiamo deciso di realizzare una breve guida composta di domande e risposte per cercare di spiegare, nel modo più semplice possibile, cosa cambierà con la fattura elettronica.
L’obiettivo è quello di fornire una piccola guida utile per aiutare ad orientarsi ed evitare di arrivare alla scadenza impreparati.
Questi i titoli:
FATTURE PASSIVE
DOMANDA PER RICEVERE LE FATTURE E’ MEGLIO USARE LA PEC O CODICE DESTINATARIO DOCEASY?
Benché sia possibile usare il canale PEC per ricevere le fatture è comunque preferibile utilizzare il codice destinatario DocEasy. Ecco perché:
La gestione della PEC è stata concepita per piccoli volumi di fatture, se si decide di utilizzare questo canale è necessario prestare attenzione a:
• non avere la casella PEC piena, nel qual caso la fattura che non potrà essere recapitata sarà resa disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrata e si riterrà comunque emessa;
• non rispondere alle PEC provenienti dal Sistema di Interscambio per contestazioni di fatture perché verrebbero ignorate e comunque non saranno recapitate al fornitore che ha emesso la fattura;
• scaricare la fattura e inviarla ad un sistema di conservazione nel caso in cui non si sia optato per il servizio dell’Agenzia delle Entrate;
• non avere la necessità di ricevere fatture con allegati superiori a 30 MB, limite massimo per i messaggi PEC.
Utilizzando il codice destinatario DocEasy (J6URRTW) il processo di ricezione fatture è semplificato perché:
• non è necessario monitorare nessuna casella PEC;
• le fatture XML ricevute sono trasformate in PDF e inviate con una e-mail di cortesia su un indirizzo di posta standard;
• la conservazione delle fatture ricevute è automatica;
• ogni fattura ricevuta può avere allegata fino ad un massimo di 150 MB;
• è sempre possibile, in qualunque momento, accedere all’area WEB DocEasy per consultare tutte le fatture ricevute;
• è possibile sfruttare altre funzionalità messe a disposizione dalla piattaforma DocEasy.
SE LA MIA CASELLA PEC E’ PIENA COSA SUCCEDE??
Se la casella PEC risulta piena e il messaggio non può essere recapitato, la fattura sarà messa a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate a cui si accede tramite SPID, CNS o credenziali Entratel.
ATTENZIONE: Anche se non recapitata oppure letta la fattura si considera comunque emessa.
FATTURE ATTIVE
VANTAGGI:
DocEasy offre degli automatismi in più rispetto alla PEC e al sito dell’Agenzia delle Entrate:
• firma digitale apposta sulla fattura prima si essere spedita;
• e-mail di cortesia al cliente con la fattura in PDF con il proprio logo;
• gestione automatica dell’invio della fattura in caso di impossibilità di recapito;
• conservazione digitale a norma.
INOLTRE
La spedizione tramite un intermediario è più efficiente perché:
• non utilizza la PEC come canale trasmissivo e quindi non ci sono ricevute da gestire:
• non si corre il rischio che, a causa di problemi imputabili al ricevente (ad esempio la sua casella PEC è piena e non riceve messaggi), ci si trovi in obbligo di notificare al cliente che la fattura è disponibile sul sito web dell’Agenzia delle Entrate;
• le fatture spedite sono firmate digitalmente;
• in caso di impossibilità di recapito per cause non imputabili al Sistema di Interscambio, la spedizione via e-mail di un duplicato della fattura è automatica da parte dell’HUB;
• possibilità di inviare una e-mail di cortesia al cliente con la fattura in PDF con il proprio logo;
• si possono sfruttare altri automatismi utili a snellire i processi di invio e ricezione;
• la conservazione a norma delle fatture emesse e ricevute è automatica.
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